仕事で、メールにファイルを添付して送るときのマナーについて再確認してみましょう。
添付ファイルは、相手がそのファイルを開く前に、どんなファイルなのか分かるようにすることがビジネスマナーとして大切なことです。
◆ファイル名で気を付けるポイント
添付ファイルには、1つずつ「ファイル名」があります。メールで送る前に、まずはファイル名がどのように表記されているか確認しましょう。
ファイルを開く前にどのような内容の資料なのか分かるように簡潔に表現することが、重要なポイントです！
ファイル名のNG例
・数字やアルファベットの羅列
スマホ等で写真を撮影すると、このようなファイル名になってしまうので、大切な取引先に送るときは、ファイル名を書換えてから送るようにしましょう。
・送る先の会社名
相手先の社名をファイル名にするのは大変失礼です。まだ自社名になっていた方がセーフです。
・内容とは全く違うファイル名
これは、パワポのテンプレートの使い回しが原因で起こるミスです。元のファイル名のままになっていることがあるので気を付けましょう。
◆メールで気を付けるポイント
メールの本文内でファイルを添付する旨を必ず伝えましょう。とくに、複数のファイルを添付して送るときは、メール本文でファイル名を箇条書きにして記載することが大切です。お相手がファイルが複数あることに気付かず、大変なことになったという話もよく耳にします。もちろんメール本文だけでなくメールの件名も分かりやすく表現することも重要なポイントです。
例えば、ファイルを3点送る場合はメール本文にこのように明記します。
メール本文の例
———————
資料を3点添付いたしますので、ご確認をお願いいたします。
・12月11日式典式次第（PDF)
・12月11日式典司会台本（PPT）
・12月11日式典会場画像（JPG）
———————
マナーとは相手を思いやる気持ちの表れです。スムーズに仕事が出来るように、メールにファイルを添付して送るときも気配りを。